E-Mail Archivierung für KUMs

Die E-Mail gilt als meistgenutztes und relevantestes Kommunikationstool des Internets. Vor allem für Unternehmen ist der elektronische Austausch von sensiblen Daten und Dateien ein Weg effizient und schnell zu kommunizieren. Laut der GoBD müssen geschäftliche E-Mails über eine bestimmte Aufbewahrungsfrist archiviert werden und für zuständige Behörden einsehbar sein. Auch um später noch einmal auf wichtige Informationen zurückzugreifen, ist die sichere und zuverlässige Speicherung unerlässlich. Eine vollautomatische und gesicherte Archivierung kann hierfür eine enorme Entlastung des produktiven Unternehmensalltags sein.

Unser Partner: Hornetsecurity

Um diese Anforderung auch bei unseren Kunden zu erfüllen, arbeitet die encad consulting seit mehreren Jahren partnerschaftlich mit dem Lösungshersteller Hornetsecurity zusammen.

Hornetsecurity gilt als führender deutscher Cloud Security Provider rund um das Thema E-Mail und bietet unter anderem eine rechtskonforme, vollautomatische und revisionssichere E-Mail-Archivierung aus Deutschland. Damit sind langfristige, unveränderliche sowie sichere Aufbewahrung von wichtigen Unternehmensinformationen, Daten und Dateien realisierbar.

Warum benötigt ein Unternehmen eine cloudbasierte E-Mail-Archivierung?

Im Grunde gibt es drei Szenarien bzw. Anforderungen, die eine cloudbasierte Archivierung rechtfertigen.

Abruf und Wiederherstellung archivierter E-Mails

Werden E-Mails eines Benutzers versehentlich auf dem Mailserver gelöscht, lassen sie sich aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Jederzeit und einfach per Knopfdruck.

Voll automatisiert und 100% sicher in der Cloud archiviert

Durch die automatische Archivierung aller ein- sowie ausgehenden E-Mail Nachrichten, entsteht kein verwaltungstechnischer Aufwand für Administratoren. In der Cloud werden alle Daten sicher, unveränderbar sowie vollständig aufbewahrt.

Automatische Archivierung: Unverändert und unveränderbar

Gemäß der revisionssicheren Archivierung werden alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch und in ihrer originalen Form direkt beim Eintreffen und Versand gespeichert. 

Integration von Email Archiving im E-Mail Management System

Die Archivierung erfolgt gleichzeitig mit Empfang und Versand der E-Mails. Dies verhindert eine Manipulation der einzelnen Nachrichten.

Optional: Die Archivierung des internen E-Mail-Verkehrs. Um die Funktionen und Effizienz von Email Archiving zu garantieren, wird die Integration von Spam- and Malware Protection vorausgesetzt.

Alle Features der E-Mail-Archivierung im Überblick

Ausschluss einzelner Nutzer von der Archivierung:
Zur Einhaltung von Datenschutzrichtlinien wird beispielsweise der Betriebsrat von der automatischen E-Mail-Archivierung ausgeschlossen.

Markierung von privaten Mails durch Benutzer:
Schutz von persönlichen E-Mails vor Zugriff durch den Revisor; lediglich der Betreff ist zu sehen. Somit ist die Privatsphäre des Benutzers bei privaten E-Mails gewährleistet, ohne die Integrität des Archivs zu gefährden.

Archivierung interner E-Mails (optional):
Zusätzlich zu den aus- und eingehenden E-Mails lassen sich auch intern versendete und empfangene E-Mails archivieren. Diese werden über die Journaling-Funktion des Mailservers bereitgestellt und ebenfalls im Original unveränderbar gespeichert.

25 GB Speicherplatz je Benutzer inklusive:
Jedem Benutzer steht eine Archivgröße von 25 GB zur Verfügung, die für den gesamten Archivierungszeitraum gültig ist. Tatsächlich genutztes Archivvolumen wird über alle Nutzer eines Kunden gemittelt.

Verschlüsselung des Übertragungswegs zwischen Archiv und Mailserver per TLS:
Soweit vom Mailserver unterstützt, erfolgt die Verschlüsselung der Daten über TLS während des Transportweges, um vor Veränderungen der Inhalte und angehängten Dateien zu schützen.

Aufbewahrungsfristen regulieren:
Für geschäftliche E-Mails gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Gängige Geschäfts-E-Mails sind sechs Jahre aufzubewahren, bei Buchungsbelegen oder Rechnungen ist eine Zehn-Jahres-Frist vorgegeben. Per E-Mail zugegangene Bewerberdaten hingegen sind nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu löschen. Konfigurieren Sie die Archivierungsdauer zwischen 6 Monaten bis zu 10 Jahre.

Jetzt kostenlose und unverbindliche Anfrage stellen

Als Hornetsecurity Certified Partner berät die encad consulting GmbH Unternehmen im Hinblick auf die Einführung und Nutzung der Mailarchivierung. Dabei begleiten wir unsere Kunden ganzheitlich über alle relevanten Aufgaben hinweg.

Wir übernehmen die Einrichtung und begleiten bei der Archivierung von Daten sowie bei der Verankerung im Rahmen des Change Managements. Gemeinsam mit unseren Kunden erstellen wir eine Roadmap und weisen nächste Schritte und weitere Möglichkeiten zur Optimierung aus und stellen so die Nachhaltigkeit der eingeführten Lösungen sicher.