10 gute Gründe für Exchange Online

E-Mail, Kalender und Aufgabenplanung bilden das Rückgrat für die tägliche Arbeit in Unternehmen. In Ihrem Unternehmen nutzen Sie und Ihre Mitarbeiter*Innen bisher schon IMAP, POP3, eine lokal installierte Infrastruktur oder die Umgebung eines Hosters? Durch welche Anzeichen lässt sich für ein Unternehmen erkennen, dass Microsoft Exchange Online eine wirtschaftliche und technische Alternative zu den bereits integrierten Lösungen sein kann?

Um Ihnen die Antwort auf diese Frage zu erleichtern, stellen wir Ihnen 8 gute Gründe für Exchange Online vor. Darüber hinaus möchten wir Ihnen auch nicht die relevanten Fakten vorenthalten, die im Rahmen einer Migration zu beachten sind.

Was ist Microsoft Exchange?

Microsoft Exchange ist der E-Mail-Server von Microsoft, auf welchem neben dem E-Mail-Postfach u.a. noch der Kalender, Kontakte oder auch Chatverläufe von Teams gespeichert werden. Microsoft Exchange wird als Lösung meist on-premise, also in einer kundeneigenen Umgebung installiert.

Was ist Exchange Online?

Der Funktionsumfang von Microsoft Exchange lässt sich im Rahmen von Microsoft 365 als eine von Microsoft gehostete Cloud-Anwendung nutzen und wird dann als Exchange Online bezeichnet. Durch Exchange Online kann der Nutzer bequem von mehreren Clients (z.B. Laptop, Smartphone, Tablet, Webbrowser) auf seine E-Mails und seinen Kalender zugreifen. Darüber hinaus kümmert sich Microsoft um die permanente Verfügbarkeit der Systeme. Über entsprechende Administrationskonsolen hat die IT weiterhin die volle Kontrolle zur Verwaltung der Dienste.

Nun aber, da die Begrifflichkeiten soweit geklärt sind, zu den 10 guten Gründen sich für die Umstellung auf Exchange Online zu entscheiden.

Grund 1 - Ein großes Postfach
Brechen wir Exchange Online auf seinen grundsätzlichen Einsatz herunter, ist es erst einmal ein Mailserver und bietet damit ein Postfach in der Cloud. Letztendlich das Gleiche, was auch eine bisher eingesetzte Lösung tut. Exchange Online bietet aber bereits zum Einstieg ein 50GB großes Postfach. Bei anderen Anbietern erhält man für das Geld längst nicht so viel Speicher. Darüber hinaus sind in den Microsoft 365 Plänen weitere Funktionen enthalten, die Sie bei der Bewältigung Ihres Arbeitsalltags unterstützen.
Grund 2 - Flexibler Zugriff von überall
Der Zugriff auf Mails, Kalender und Kontakte soll mobil möglich sein? Das ist mit Exchange Online problemlos realisierbar. Der Einsatz unterschiedlicher Mailclients oder die Nutzung unter verschiedener Betriebssysteme ist ebenfalls kein Problem. Eine intuitive Einrichtung weiterer Endgeräte ist lediglich durch die Eingabe von Mailadresse und Passwort (und bei Bedarf 2nd-Faktor-Authentifizierung) möglich und dadurch für jeden User machbar. Die Zeiten sind vorbei, in denen komplexe Mailserveradressen und Portangaben in den Konfigurationsmasken definiert werden mussten.
Grund 3 - Kollaboratives Arbeiten
In diversen Szenarien ist nicht nur der Zugriff auf das persönliche Postfach relevant, sondern auch eine gemeinsame Einsicht auf zentrale Postfächer. Ein gutes Beispiel ist hierfür das Info-Postfach. Mit verschiedenen Berechtigungskonzepten können solche zentralen Postfächer in Exchange Online mehreren Mitarbeiter*Innen sicht- und nutzbar gemacht werden.
Grund 4 - Hohe Verfügbarkeit und geringe Pflege
Viele IT-Abteilungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen sind knapp besetzt und haben gut zu tun. Die Nutzung von Exchange Online bedeutet hier eine erhebliche Entlasung, da das komplette E-Mail-Theme in Bezug auf Wartung und Betreuung entfällt. So können sich Administrator*Innen wichtigeren Aufgaben widmen.
Grund 5 - Integration anderer Microsoft 365 Dienste
Das Zusammenspiel von Microsoft 365 Diensten in einer durchgängig integrierten Arbeitsumgebung ist ein wesentliches Kriterium für die Nutzung aller Funktionen und damit die Akzeptanz durch die User. So ist die Nutzung des Kalenders in Microsoft Teams nur dann wirklich sinnvoll, wenn auch der Kalender in Exchange Online genutzt und damit synchronisiert wird.
Grund 6 - Revisionssichere Archivierung
Die E-Mail gilt als meistgenutztes und relevantestes Kommunikationstool des Internets. Laut der GoBD müssen geschäftliche E-Mails über eine bestimmte Aufbewahrungsfrist archiviert werden und für zuständige Behörden einsehbar sein. Ob Sie sich am Ende für die integrierte Archivierungsfunktion bei Microsoft oder für einen Drittanbieter aus dem Businessumfeld entscheiden spielt hier erst einmal keine Rolle. Durch die hohe Verbreitung und Akezeptanz von Exchange Online, ist das Angebot an Lösungsanbietern hier deutlich höher, als bei anderen Mailprovidern. Der Partner der encad consulting für die Umsetzung entsprechender Anforderungen ist Hornetsecurity mit seinen umfassenden Lösungen im Bereich Archivierung und Mailsecurity.
Grund 7 - Compliance
Die Einhaltung von behördlichen und industriellen Vorschriften ist in der heutigen Geschäftswelt ein wichtiges Thema. Microsoft Office 365-Dienste wurden als ISO 27001 zertifiziert, haben SAS70-Audits vom Typ I und II abgeschlossen und das EU-Safe-Harbor-Siegel erhalten. Microsoft hat außerdem Steuerelemente hinzugefügt, mit denen Kunden die Einhaltung des HIPAA-Gesetzes (Portability and Accountability Act für Krankenversicherungen) und des FERPA-Gesetzes (Family Educational Rights and Privacy Act) unterstützt.
Grund 8 - Integration ins Active Directory
Exchange Online muss keinen separaten Administrationsaufwand bedeuten, ein bestehendes Active Directory lässt sich mit sämtlichen Inhalten (Account- und Zugangsdaten) zu Microsoft 365 synchronisieren. Ganz einfach bedeutet dies, dass der Exchange Online in der kundenseitig bestehenden Struktur zentral administriert werden kann.
Grund 9 - Einheitliche Kontaktverwaltung
Die Erfassung und Pflege von relevanten Geschäftskontakten kann mit Exchange Online und der zentralen Kontaktverwaltung sauber und einheitlich realisiert werden. Die Kontakte können einerseits zentral angelegt und an einzelne Mitarbeiter*Innen verteilt werden und andererseits auch individuell von jedem User gespeichert werden. Microsoft Exchange Online fügt sogar alle Ihre Kontaktinformationen in einem einzigen Kontaktteil zusammen, um Doppelarbeit zu vermeiden.
Grund 10 - Entwicklung des Unternehmens
Ist Ihr Unternehmen auf Wachstumskurs? Ständig die Serverkapazitäten anzupassen erfordert Zeit und Geld. Gerade bei schnellen Änderungen ist Exchange Online vorteilhaft, weil sich für neue Mitarbeiter*Innen einfach weitere Postfächer hinzubuchen lassen. Mit einer monatlichen Abrechnung sind Sie stets in der Lage, den Lizenzbestand an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Alle Lizenzen aus dem Microsoft Portfolio erhalten Sie bequem direkt über uns.
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Die Rolle der encad consulting

Als Microsoft Silver Partner und Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) berät die encad consulting GmbH Unternehmen bei der Einführung und der Migration von Microsoft Exchange Online als reine Cloud-Lösung und in Hybrid-Szenarien. Dabei begleiten wir unsere Kunden ganzheitlich über alle relevanten Aufgaben hinweg.

Wir übernehmen die Einrichtung von Exchange Online und begleiten Unternehmen bei der Archivierung von Daten sowie bei der Verankerung im Rahmen des Change Managements. Gemeinsam mit unseren Kunden erstellen wir eine Roadmap und weisen nächste Schritte und weitere Möglichkeiten zur Optimierung aus und stellen so die Nachhaltigkeit eingeführter Lösungen sicher.