Microsoft Teams – Deep Dive Einblick

veröffentlicht am 24. March 2020, Kategorie: IT

 

Microsoft Teams ist eine Chat-basierte Arbeitsplattform, mit der Microsoft seine Dienste an einem Ort gebündelt darstellt.

Der erste Schritt für Benutzer von Microsoft Teams ist das Anlegen eines Teams, dem anschließend vom Besitzer des Teams weitere Besitzer, Mitglieder oder Gäste (externe Mitglieder) hinzugefügt werden können.

Eingeteilt in sogenannte Kanäle kann das Team in verschiedene Themen geordnet werden. Jedem Kanal können Registerkarten hinzugefügt werden. Hier beginnt dann auch die Integration der Office 365 Dienste: Eine Excel-Tabelle kann ebenso als Registerkarte dem Team hinzugefügt werden, wie ein Plan aus Planner, ein OneNote-Notizbuch, ein Video aus Stream oder eine SharePoint-Site. Dem Team kann somit der Inhalt dargestellt werden, den es benötigt – an einem Ort.

Ein Highlight in Teams: Es öffnet auch die Tore nach außen. Über sogenannte Konnektoren können auch externe Dienste als Reiter eingebunden werden, wie zum Beispiel Trello, Twitter oder Youtube.

Die Chatfunktion

Der einfache Chat wird in Teams soweit ausgebaut, dass er tatsächlich Dreh- und Angelpunkt für die Kommunikation darstellt. So soll es in dem Chat nicht nur um einfaches austauschen von Textzeilen gehen, sondern der Chat integriert zum Beispiel auch Audio- und Videobesprechungen. Diese werden dann automatisch dem Chat hinzugefügt.

Kommt ein weiterer Teilnehmer in den Chat, sieht er, dass aktuell eine Besprechung läuft und kann dieser beitreten. Nach Beendigung der Besprechung wird im Chat eine komplette Aufzeichnung zur Verfügung gestellt. Technisch landet die Aufzeichnung dabei in Microsofts Videoplattform Stream.

Künftig soll es auch so sein, dass Office 365 automatisch ein Transkript der Besprechung erstellt und bei eingeschalteter Videofunktion die Texte gleich den richtigen Sprechern zuordnet. Die Spracherkennung innerhalb von Stream funktioniert bereits heute schon, aber nur in Englisch und Spanisch.

Dem Chat können auch noch Dienste und sog. Connectoren angefügt werden. So ist es möglich, dass zum Beispiel der Twitter-Connector mit eingebunden wird. Die neuesten Tweets einer Person oder Firma landen dann direkt im gewünschten Chatverlauf. Der Verbinder zu Google Analytics veröffentlicht jeden Tag oder jede Woche automatisch die Besucherauswertung des Internetauftritts in den Chatverlauf.

Teams als Nachfolger von Microsoft Skype

Auf der Ignite 2017 hat Microsoft verlauten lassen, dass Teams Skype for Business ersetzen wird. Das gilt aber aktuell nur für die Cloud. On Premise ist die neue Version Skype for Business Server 2019 im Oktober 2018 erschienen. Rechnet man eine Supportzeit von fünf Jahren dazu, ist ein lokaler Betrieb bis 2024 sichergestellt.

Die Marschrichtung von Microsoft ist aber definiert – große Weiterentwicklungen und Verbesserungen am Skype-for-Business-Client dürfen nicht mehr erwartet werden. Im Hintergrund nutzt Microsoft die Skype for Business Technik sehr wohl auch für Microsoft Teams. So wird das Skype Backend weiterentwickelt und künftig SIP durch HTTP ersetzt.

Für die Cloud wird aber vermutlich Teams als alleiniger Kommunikations-Client den Nutzern zur Verfügung stehen, das ist allerdings noch nicht offiziell.

So funktioniert Teams

Obwohl der Button zum Anlegen eines Teams unscheinbar daherkommt, löst das Einrichten eines neuen Teams im Hintergrund eine Lawine aus. Zuerst wird eine Office 365 Gruppe im Azure Active Directory angelegt. Sie bildet das Grundgerüst für ein Team und stellt die Verbindung zwischen Exchange, SharePoint, usw. her.

Office-365-Gruppen nutzen in Azure Active Directory (Azure AD) gespeicherte Identitäten. Damit sind alle Authentifizierungs- und Autorisierungsfunktionen in Azure AD wie Unterstützung für Multi-Factor-Authentifizierung (MFA) direkt zur Verwendung durch Teams verfügbar.

Standardmäßig wird für ein in Teams erstelltes Team jeweils eine Office-365-Gruppe mit der zugehörigen SharePoint-Online-Website erstellt – einschließlich einer Dokumentbibliothek und eines Exchange Online-Gruppenpostfachs, das von Teams zum Speichern von Informationen wie zum Beispiel Besprechungseinladungen verwendet wird.

Die Abhängigkeit vom Office-365-Gruppenobjekt bedeutet, dass beim Erstellen eines neuen Teams auch eine neue private Office-365-Gruppe erstellt wird. Die gleichen Azure-AD-Richtlinieneinstellungen, die zum Steuern der Gruppenerstellung verwendet werden, bestimmen, wer neue Teams erstellen kann.

 

Die Besprechungsfunktionen werden auf der Grundlage der cloudbasierten Infrastruktur, die auch von Skype und Skype for Business genutzt wird, abgebildet. Dazu gehören Azure-basierte Cloud-Dienste für Medienverarbeitung und Signalisierung, der Videocodec H.264, die Audiocodecs SILK und Opus, Netzwerkresilienz, Telemetrie und Qualitätsdiagnose.

Bestandteile eines Teams

Zu einer Gruppe gehören:

  • das Outlook-Postfach
  • der Kalender
  • eine SharePoint Site Collection
  • ein Plan in Planner
  • ein OneNote-Notizbuch
  • ein Kanal in Stream
  • ein Bereich in Power BI.

Berechtigungen in Teams

In Microsoft Teams werden grundsätzlich drei Rollen unterschieden:

  • Besitzer

Kann neue Mitglieder hinzufügen, Einstellungen bearbeiten oder andere Mitglieder zu Besitzern machen.

  • Mitglied

Können Kanäle, Registerkarten, Bots und Connectoren hinzufügen.

  • Gast(hierbei handelt es sich um eine externe Person).

Alle Mitglieder haben gleichen Zugang zu den Informationen, die dem Team zur Verfügung stehen. Es kann nicht vorkommen, dass eine Untergruppe der Mitglieder einer Gruppe auf das zugehörige Team zugreifen darf und andere Mitglieder nicht.

Ob Gäste in einem Office-365-Tenant erlaubt sind, kann unternehmensweit festgelegt werden.

Wo liegen die Daten?

Teams teilt die Daten, welche in einem Team anfallen, auf verschiedene Dienste auf:

  • Gruppenunterhaltungen (welche in Outook angezeigt werden) sowie der Gruppenkalender landen in Exchange.
  • Auch die Meetings, die erstellt werden, landen in Exchange.
  • Der Chat in einem Team wird auf dem Skype-for-Business-Server gespeichert. Hierfür gibt es derzeit keine Abfrage- oder Zugriffsmöglichkeiten für den Administrator.
  • Meetingaufzeichnungen landen in Stream, was bedeutet, dass sie somit in Azure gespeichert werden.
  • Dokumente, das OneNote-Notizbuch und das SharePoint Wiki landen in der Websitesammlung in SharePoint.
  • Auch Dateianhänge in einem Chat sowie Anhänge an Aufgaben aus Planner landen in SharePoint.

 

Fazit

Teams wird von Microsoft schwer gepusht und wird wohl in nächster Zeit die App sein, welche am stärksten weiterentwickelt wird. Inwieweit Teams neben Skype for Business auch ein Stück weit Outlook von seinem Platz verdrängen wird, wird sich zeigen. Die Kommunikation in Teams ist zwar ein Stück weit vielfältiger als in Outlook. Die Frage ist aber, inwieweit die Möglichkeit eines Chats, Video- und Audiobesprechungen, Aufgabenplanung, usw. die gesetzte und Weitverbreitete E-Mail verdrängen wird.

encad consulting & Microsoft Teams

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