Agiles Projektmanagement mit Microsoft Teams – Teil 1: KANBAN

veröffentlicht am 3. September 2019, Kategorie: Allgemein, IT

Agiles Projektmanagement mit Microsoft Teams

Teil 1: KANBAN

 

Einführung

Traditionelle Projektmanagementansätze sind in der heutigen schnelllebigen Zeit nicht mehr zeitgemäß, da es selbst bei einfachen und klaren Kundenanforderungen immer schwerer wird, Aufwandsabschätzungen und Entwicklungszeiten zu prognostizieren. Daher sind neue Ansätze gefragt, welche auch als agiles Projektmanagement bekannt sind.

Was ist agiles Projektmanagement?

Traditionelles ProjektmanagementAgiles Projektmanagement
Projektumfang (Funktion, Schnittstellen, Aussehen, …)Fest definiertKann angepasst werden
Notwendige Aufwände und ZeitenKann angepasst werdenFest definiert

 

Vereinfacht dargestellt, wird beim traditionellen Projektmanagement der Projektumfang anfangs klar definiert und kann während des Projekts nicht mehr verändert werden. Anpassbar sind aber Meilensteine oder Ressourcen, welche eingesetzt werden. Ein eher trauriges Beispiel für ein (missglücktes) traditionelles Projektmanagement ist der Flughafen BER.

Das agile Projektmanagement fokussiert sich eher auf das Endprodukt und die damit verbundene Akzeptanz des Kunden. Dieses kann auf Anforderungen des Kunden oder den Wechsel von äußeren Einflüssen angepasst werden. Der Projektumfang wird hierbei in einem iterativen Prozess stets überprüft und ggf. angepasst, wobei sich das Projektteam dabei in regelmäßigen und kurzen Abständen selbst managt. Hohe Eigenverantwortung sorgen für weniger Steuerung und Monitoring.

Der Ansatz des agilen Projektmanagements wird in vier Kernaussagen des Agile Manifest (http://agilemanifesto.org) beschrieben:

  1. Menschen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
  2. Funktionierende Software ist wichtiger als eine umfassende Dokumentation
  3. Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als die Vertragsverhandlung
  4. Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Festhalten an einem Plan

Vorgehensmodelle für agiles Projektmanagement

Zu den bekanntesten Modellen in agilen Entwicklungsprozessen gehören:

  • Kanban
  • SCRUM
  • Extreme Programming
  • Feature Driven Development

In unserer zweiteiligen Reihe Agiles Projektmanagement in Teams möchten wir uns das Kanban- und SCRUM-Konzept genauer anschauen. Eine kurze Auffrischung des Kanban-Modells, welches wir in diesem ersten Teil anhand der Microsoft Lösungen Teams und Planner beschreiben, gibt es hier: www.kanbanblog.com/explained/

Kanban Projektmanagement mit Teams und Planner

Office 365 stellt ein Set verschiedener Lösungen zur Verfügung, welche uns bei der erfolgreichen Projektverwaltung unterstützen. Für ein erfolgreiches Projekt nach dem Kanban-Modell, sollten fünf Kriterien berücksichtigt werden:

  1. Projekt-Initiierung

Die Rahmenbedingungen werden durch eindeutige Regeln und Prozesse klar kommuniziert. Alle Projektmitglieder werden auf das gemeinsame Ziel (Kundenanforderung) eingestellt.

  1. Visualisierung

Das aus dem japanisch stammende Wort Kanban steht für Kan (visuell) und ban (Karte). Alle notwendigen Aufgabeninformationen werden auf Karten festgelegt und visuell übersichtlich dargestellt. Beispiele für solch relevanten Informationen sind Aufgabentitel und -beschreibung, Verantwortlichkeiten, Fälligkeitsdatum, Status der Aufgabe, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, Kriterien zur Erfüllung, usw.

  1. Work-In-Progress

Zentrales Merkmal des Kanban-Modells ist der maximale Aufgabenumfang in einer Planungsphase. Somit sollte ein Mitarbeiter maximal zwei Aufgaben gleichzeitig bearbeiten, um produktiv zu sein. Eine Prozessphase sollte aus Gründen der Umfangsabschätzung nicht länger als ein bis vier Wochen dauern. Eine agile und dynamische Reaktion auf geänderte Projektanforderungen ist somit überhaupt erst möglich und minimiert Störungen, bzw. erhöht Qualität und Termintreue.

  1. Service-Levels

Eine visuelle Kategorisierung und Priorisierung steigert die Flexibilität im Hinblick auf geänderte Anforderungen. Aufgaben mit festem Lieferzeitpunkt oder hohem Risiko können priorisiert behandelt werden. Kurzfristiges Einschieben von weiteren Aufgaben in die WIP-Phase ist damit möglich, obwohl die maximale Aufgabenanzahl (ohne Priorität) bereits zugewiesen worden ist. Umgekehrt können auch zusätzliche Aufgaben selbstständig von Mitarbeitern aufgenommen werden, sollten andere Arbeiten bereits vor Phasenende abgeschlossen sein.

  1. Management

In Anlehnung an die Kernaussagen (siehe oben) sollten die Mitglieder eines Projekts stets kommunizieren und ihre Arbeit in einem iterativen Prozess bewerten und anpassen.

Microsoft Teams ist folglich eine optimale Plattform für Abstimmung und agiles Arbeiten an Projekten.

Umsetzung mit Teams und Planner

Projekt-Initiierung mit dem Planner Dashboard

Das Planner Dashboard bzw. der Planner-Hub fasst alle Pläne bzw. Projekte zusammen, in denen man aufgrund von Mitgliedsberechtigungen Zugriff hat. Hier können

  1. auf einen Blick die Anzahl der Aufgaben im entsprechenden Status eingesehen werden,
  2. direkt zu den Plänen gewechselt werden und
  3. eine Übersicht der zugewiesenen Aufgaben angezeigt werden.

Visualisierung über eine Planner Aufgabenkarte

Die Karten im Microsoft Planner bieten genau das, was man für ein Kanban Prozessmodell benötigt. Eingetragene Informationen werden automatisch im Hintergrund gespeichert.

In der Checkliste können einzelne Kriterien mit einem Klick zu eigenständigen Aufgaben umgestellt werden. Dies erhöht die Flexibilität, wenn eine Aufgabe aus mehreren Teilaufgaben besteht. Sollte eine Aufgabe doch umfangreicher als gedacht werden, kann diese leicht in mehrere neue Aufgaben separiert werden.

Anwendung des Work-in-Progress Prinzips mittels Planner Buckets

Um Qualität und Termintreue halten zu können, ist die Einhaltung der Kriterien zum Work-In-Progress Prinzips (siehe oben) dringend zu empfehlen. Die Phasengestaltung orientiert sich allerdings am Charakter des Projekts und kann somit unterschiedlich sein.

Folgende zwei Beispiele:

  • Softwareprojekt, sechs Phasen:
    Neu >> Analyse >> Entwicklung >> Test >> Implementierung >> Abgeschlossen
  • Marketing-Kampagne, vier Phasen:
    Neu => in Besprechung => Umsetzung => Abgeschlossen

Die Projektphasen können mittels Planner Buckets einfach erstellt werden und ermöglichen im Planner Board eine übersichtliche Visualisierung der Aufgaben je Phase. Bei größeren Projekten mit vielen Aufgaben und Teammitgliedern können zusätzliche Filter und Ansichten aus dem Board genutzt werden, um weiterhin eine übersichtliche Darstellung des Wesentlichen zu gewährleisten.

Kategorisierung der Service-Klassen mit Hilfe der Aufgaben-Tabs

Mit der Labels Funktion in Planner können Aufgaben klassifiziert werden. So können Prioritäten gesetzt, aber auch Abhängigkeiten oder andere Verbindungen visualisiert werden, wie z.B. die Zugehörigkeit zu bestimmten Baugruppen.

Kommunikation der Projektgruppe in Microsoft Teams

Als ein letzter granularer Bestandteil des Kanban-Modells sollte regelmäßig über Meetings und/oder Chat schnell und einfach miteinander kommuniziert werden. In Microsoft Teams können Meetings direkt aufgesetzt werden. Alle Notizen und geteilten Dateien dieser Kommunikation (Meeting) bleiben als eine Art Protokollierung erhalten. Sie werden in einem versteckten Ordner des Teams-Exchange Postfachs gespeichert.

Mittels Kopierens des Aufgaben-Links kann außerdem zu den Aufgabenkommentaren eine gesonderte Chat-Kommunikation gestartet werden.

Für eine finale und rundum schöne Integration von Planner und Teams empfiehlt es sich, den Plan auch direkt als Tab im Team zu integrieren.

Und damit die Kommunikation bei Kollegen nicht abreißt, die auf Geschäftsreise sind, kann die mobile Planner App für Android und iOS genutzt werden, um stets im Kontakt mit dem Team zu sein Besonders als Projektmanager sollte man immer auf dem laufenden Stand sein.

Fazit

Für traditionelles Projektmanagement gibt es verschiedenste Lösungen, die dabei helfen, Projekte zu steuern und zu überwachen. Der bekannteste Vertreter aus der Microsoft Welt ist sicherlich Microsoft Projects (bzw. Projects Online). Für große und komplexe Projekte eignen sich diese optimal und sind sicherlich auch ihren Preis wert. Natürlich können diese Programme auch agile Modelle unterstützen. Bei agilen Projekten handelt es sich allerdings generell um weniger komplizierte Projekte mit geringeren Teamgrößen. Die Verwendung von Microsoft Planner in Kombination mit Microsoft Teams aus der O365 Plattform ist deswegen sogar noch besser geeignet.

Es scheint, als sei Microsoft Planner genau für agiles Projektmanagement entwickelt worden. Zumindest für einfache und mittelmäßig komplexe Projekte sind alle Funktionen zu finden, die man als Projektmitglied mit den unterschiedlichen Rollen benötigt.

 

 

Wir von der encad consulting GmbH verstehen, wie wichtig eine gute Infrastruktur für die erfolgreiche Durchführung Ihrer Projekte ist. Wir helfen Ihnen dabei, dass Sie und Ihre Kollegen sich voll und ganz auf die Erfüllung Ihrer Aufgaben konzentrieren können. Unsere Lösungen werden individuell auf die Bedürfnisse Ihres Alltagsgeschäftes zugeschnitten.
Sprechen Sie uns an und lassen Sie sich von Herrn Johannes Steinemann (johannes.steinemann@encad-consulting.de) und seinem Team beraten.